Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация: как и зачем ее проводят». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.
По каким причинам появляются
Основные причины:
- Если была неточно проведена сверка.
- К ошибкам могут привести большие объемы продукции. При распределении изделий на складе клиентам возникает большая вероятность неучтенных поставок.
- Недостаточное количество оборотных финансов вводит компанию в режим «экономии».
- Ошибки на складах при учтении отпуска материалов и продукции. То есть выдали меньший объем партии, чем полагалось.
- Во время отпуска товара одни модели были нечаянно заменены на другие.
Проверка остатков продукции при инвентаризации
На следующем этапе комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Данная процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.
При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.
Перед началом пересчета остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй – передается материально ответственному лицу.
После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию организации. Данная расписка дается в самом бланке инвентаризационной описи. Также они расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.
Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые посредством сканирования считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.
После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и ее остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.
Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).
Причем во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Почему образуются излишки и недостачи
Когда инвентаризация проведения, по её итогам сравниваются учётные и фактические сведения по количеству конкретных видов ТМЦ. Если фактические показатели превышают учётные, то появляется излишек, а когда наоборот — недостача.
Излишки и недостачи ТМЦ образуются по самым разным причинам:
- ошибки при инвентаризации;
- неверное отражение имущества на счетах бухучёта;
- естественная убыль ТМЦ;
- хищения;
- ошибки в ведении складского учёта и др.
Излишки — это хорошо или плохо?
Основная цель инвентаризации — сравнение фактического наличия ее объектов с учетными данными. Отклонения могут быть как в сторону уменьшения (недостача), так и в сторону увеличения (излишки).
С недостачей все понятно — ее наличие однозначно является отрицательным сигналом.
С излишками сложнее. Казалось бы, обнаружен дополнительный актив, это плюс для компании, нужно радоваться. На самом деле это не так. Отклонение фактических данных от учетных в любую сторону говорит о недостатках организации работы с материальными ценностями.
Излишки могут появиться, например, если ТМЦ были неверно оприходованы либо списаны в производство или покупателю фактически отгрузили меньше товара, чем провели по документам. В любом случае речь идет об ошибках в организации учета или логистики.
То есть с точки зрения оценки функционирования бизнес-процессов наличие излишков ничем не лучше выявления недостачи.
Но если уж они выявлены, следует отразить этот факт в учете и тем самым повысить его достоверность (для этого, собственно, и нужна инвентаризация).
Как организовать учет выявленных при инвентаризации излишков имущества, рассмотрим в следующих разделах.
Причины появления излишков и недостач
Регулярно компании проводят фактическую проверку остатков и сопоставляют их с учетными значениями. При подсчетах возникают излишки и недостачи по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Краткий порядок проведения инвентаризации:
- На основании приказа директор назначает комиссию.
- Комиссия подсчитывает остатки материальных ценностей.
- Заносит данные в инвентаризационные описи.
- При наличии расхождений оформляет сличительные ведомости.
- Берет пояснения с материально ответственных лиц по выявленным расхождениям.
- Предоставляет результаты руководителю.
Как оприходовать излишки при инвентаризации?
Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. При этом необходимо использовать специальные формы ведомостей, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.
Документы должны содержать данные обо всех обнаруженных отклонениях, независимо от того, в какую сторону они получились — меньшую или большую. Недостачи списываются или переносятся на виновных лиц (решение принимает руководитель), а излишки необходимо оприходовать.
Существует также такое понятие, как пересортица — когда при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.
По каким причинам появляются излишки?
После инвентаризации часто обнаруживаются излишки, представленные превышением реального имущества перед сведениями, имеющимися в бухгалтерских бумагах. Они могут быть разными материалами, основными средствами и даже деньгами в кассе. Излишки по результатам инвентаризации могут появляться по разным причинам:
- компания вынуждена работать с огромным количеством товаров или материалов, регулярно поступающих на склад и продающихся контрагентам, что увеличивает вероятность совершения ошибок;
- фирма вынуждена экономить деньги за счет плачевного финансового состояния;
- во время проведения инвентаризации специалисты совершили ошибку, поэтому требуется провести процедуру повторно;
- работники организации не учли определенные партии поступивших товаров;
- во время отпуска товаров были совершены ошибки.
Нередкими являются ситуации, когда по результатам одной инвентаризации выявляются излишки, равные недостаче по проверке, проведенной относительно других позиций. Это говорит о том, что одни товары нечаянно были заменены другими.
Нюансы оприходования основных средств
Нередко в процессе проведения инвентаризации приходится сталкиваться не только с лишними товарами или материалами, но и с основными средствами. При такой ситуации учет ведется по иным правилам. К особенностям такого процесса относится:
- излишки при инвентаризации основных средств причисляются к внереализационным доходам;
- учитывается их рыночная цена, но финансисты рекомендуют приравнивать выявленные средства к доходам в натуральном виде;
- стоимость определяется на основании цены безвозмездно полученного имущества, а не тех сведений, которые содержатся в разных накладных или других документах;
- отсутствует возможность для компаний амортизировать выявленные излишки, так как невозможно определить первоначальную стоимость стандартным методом, поскольку нет учтенных затрат в форме капитальных вложений на формирование или покупку этих объектов.
Бухгалтерский учет излишков
По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (то есть между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей есть разница), составляются сличительные ведомости. В них суммы излишков указываются в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете (п. 4.1 Методических указаний).
В учете излишки подлежат оприходованию по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачислению, соответственно, на финансовые результаты у организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний, п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности ). Определенная таким образом сумма отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации») по дебету счетов учета внеоборотных активов, производственных запасов, готовой продукции или товаров и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний).
Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Для целей учета материально-производственных запасов под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи данных активов (п. 9 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). При этом необходимо учесть фактические затраты организации на приведение МПЗ в состояние, пригодное для использования (п. 6 ПБУ 5/01).
Аналогичные пояснения в отношении основных средств можно найти в п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС . В этом пункте отмечено, что текущая рыночная стоимостью ОС — это сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанного актива на дату принятия к бухгалтерскому учету. А также указано, что при определении текущей рыночной стоимости можно использовать данные о ценах на подобные ОС, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов ОС.
Приказ Минфина России от 13.10.2003 N 91н.
Согласно п. 3.3 Методических указаний при выявлении ОС, не принятых на учет, инвентаризационная комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, в отношении зданий указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др. Кроме того, в описи нужно отметить, что оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а сумма (амортизация) определена по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.
Преимущества инвентаризации для сотрудников
Как показывает практика, регулярный и фактический пересчет – лучший способ для своевременного выявления недобросовестных действий со стороны работников. Это могут быть как целенаправленные действия, так и ошибки, связанные с человеческим фактором, безответственностью.
Если переучет рассматривается как формальность, то пользы от него будет мало. Документы с данными, не соответствующими действительности, никому не нужны. Поэтому очень важно вносить в бланки и ведомости только реальные сведения.
Как правило, фиктивная документация является следствием:
- Повышенной загруженности сотрудников;
- Проведения недобросовестных действий и махинаций по отношению к ТМЦ.
Рекомендации Профсостав – как провести переучет быстро и точно
Сроки проведения зависят от:
- Площади объекта;
- Обширности ассортимента;
- Количества складских запасов.
Если эти моменты не принято во внимание, процедура может затянуться.
Чтобы избежать всевозможных проблем и ошибок, возьмите на заметку несколько простых рекомендаций:
- Подготовьте команду к монотонной и рутинной работе, которая требует внимания.
- Проведите инструктаж. Заранее и детально объясните правила использования техники для считывания штрихкодов и т. д.;
- Напечатать описи.
- Не предпринимать попыток скрыть признаки хищения.
- Провести двойной пересчет, чтобы исключить ошибки, связанные с человеческим фактором. Лучше всего, если одну и ту же партию пересчитает несколько человек.
- Внести результаты в документы, поместить в архив.
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив.
Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие:
| Излишки | Недостачи |
|---|---|
| Ошибки при проведении инвентаризации | Естественная убыль |
| Неучтенные поставки | Ошибки в ведении складского учета |
| Излишняя экономия | Производственные издержки |
| Ошибки учета отпуска материалов и продукции | Хищения |
| Избыточные поставки | Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ) |
Как оприходовать излишки при инвентаризации?
Если по результатам инвентаризации выявлены излишки материалов, товаров или ОС, данные об этом заносятся в сличительные ведомости. При этом необходимо использовать специальные формы ведомостей, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Для основных средств и нематериальных активов используется форма ИНВ-18, для других ТМЦ — ИНВ-19.
Документы должны содержать данные обо всех обнаруженных отклонениях, независимо от того, в какую сторону они получились — меньшую или большую. Недостачи списываются или переносятся на виновных лиц (решение принимает руководитель), а излишки необходимо оприходовать.
Существует также такое понятие, как пересортица — когда при проверке одновременно выявляются недостачи по одним позициям и излишки по другим. В этом случае по решению руководителя допускается зачет излишков и недостач однородных видов ТМЦ, находящихся на хранении у одного материально ответственного лица (МОЛ). Если такое решение было принято, то оприходование излишков производится после зачета «однородных» недостач.
Излишки МПЗ: учет и определение финансового результата от их реализации
При проведении инвентаризации были выявлены излишки МПЗ. В данной статье рассмотрим, как правильно учесть такие материалы и как определить финансовый результат от их реализации в целях бухгалтерского и налогового учета.
Излишки МПЗ могут появиться в следующих случаях: вследствие технических ошибок автоматизированных складских и бухгалтерских программ, от человеческого фактора (кладовщик может ошибиться в подсчетах, перепутать накладные и т.п.), а также при пересортице.
Пересортица — это одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта продукции одного и того же наименования (Письмо УФНС России по г. Москве от 17.02.2010 N 16-15/016379).
Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания), регламентирован порядок учета выявленной пересортицы. Так, в соответствии с п. 5.3 Методических указаний организациям разрешается в отношении образовавшихся в результате пересортицы излишков и недостач проводить взаимозачет. Аналогичные положения о зачете содержатся в п. 32 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, согласно которому такой зачет возможен:
за один и тот же проверяемый период;
у одного и того же материально ответственного лица;
по материалам одного наименования и в тождественных количествах.
Учет выявленных излишков МПЗ. В бухгалтерском учете излишки МПЗ приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Рыночная стоимость оприходованных излишков отражается в составе прочих доходов.
Пример 1. Организация в ходе инвентаризации выявила пересортицу: излишки — 120 крышек с одним видом логотипа (Кр1) и недостача — 100 таких же крышек, но с другим видом логотипа (Кр2). Рыночная стоимость для обоих видов крышек одинакова и составляет 50 руб/шт. Руководитель организации принял решение о взаимозачете излишков и недостач.
Зачет материалов может быть произведен в бухгалтерском учете в отношении 100 крышек, а 20 крышек так и останутся как излишки.
В бухгалтерском учете производятся записи:
Д-т 10, субсчет «Кр2», К-т 10, субсчет «Кр1», — 5000 руб. (100 шт. x 50 руб/шт.) — произведен зачет по пересортице;
Д-т 10, субсчет «Кр2», К-т 91-1 — 1000 руб. (20 шт. x 50 руб/шт.) — отражена стоимость выявленных излишков крышек Кр2.
Полученный излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. При этом под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 9 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). Рассчитанная стоимость излишков согласно п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 29 Методических указаний относится в бухгалтерском учете на финансовые результаты.
В налоговом законодательстве отсутствует понятие пересортицы.
Выявленные излишки и недостачи учитываются отдельно друг от друга в общеустановленном порядке.
В налоговом учете стоимость излишков материальных ценностей, выявленных в ходе инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).
Согласно п. 5 ст. 274 НК РФ внереализационные доходы, полученные в натуральной форме, учитываются при определении налоговой базы исходя из цены сделки с учетом положений ст. 40 НК РФ. Таким образом, излишки МПЗ включаются в состав доходов по рыночным ценам.
Недостача МПЗ в пределах норм естественной убыли в налоговом учете списывается на материальные расходы (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Недостачи МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачи материальных ценностей, по которым нормы естественной убыли не применяются, могут учитываться при налогообложении прибыли на основании пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ в случае отсутствия виновных лиц либо если они не установлены. Причем факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
Организация может по своему усмотрению передать выявленные излишки МПЗ в производство или реализовать.
Передача в производство излишков МПЗ. В бухгалтерском учете согласно Плану счетов передача материалов в производство отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу»). Стоимость переданных в производство излишков равна величине полученного внереализационного дохода и считается расходом по обычным видам деятельности и относится на соответствующие счета учета затрат.
Пример 2. При проведении инвентаризации в декабре 2010 г. выявлены излишки МПЗ, оприходованные декабрем по рыночной стоимости 25 000 руб. Все излишки были использованы в производстве в январе 2011 г. и списаны в бухгалтерском учете на себестоимость продукции в размере 25 000 руб.
В налоговом учете излишки включаются в состав материальных расходов при исчислении налога на прибыль в сумме 25 000 руб.
Реализация излишков МПЗ. В бухгалтерском учете выручку от реализации излишков отражают в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Одновременно в составе прочих расходов отражается стоимость выбывших материалов (п. 11 ПБУ 10/99). Реализация излишков МПЗ на основании пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ облагается НДС (Д-т 91-2, К-т 68, субсчет «НДС»).
Пример 3. При проведении инвентаризации в декабре 2010 ��. выявлены излишки МПЗ, оприходованы декабрем по рыночной стоимости 25 000 руб. Все излишки были реализованы в январе 2011 г. за 30 000 руб. плюс НДС — 18%.